Politique de Confidentialité

1. Introduction

ProprioPro (ci-après « le Service ») est exploité par Kilo-Go Inc., qui s'engage à protéger votre vie privée. Cette Politique de Confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et à la Loi 25 du Québec.

2. Renseignements Collectés

Nous collectons les catégories suivantes de renseignements personnels :

• Informations de compte :Nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, données d'authentification.
• Données immobilières :Informations sur les propriétés, unités locatives, locataires, baux, paiements de loyer, historique de maintenance.
• Données financières :Informations de facturation, données bancaires (traitées de manière sécurisée par nos partenaires de paiement), historique de paiement.
• Données techniques :Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, pages visitées, durée des visites.
• Données de communication :Messages, notes, demandes de maintenance, historique de communication avec les locataires.

3. Utilisation des Renseignements Personnels

Vos renseignements personnels sont utilisés pour :

• Fournir et maintenir le Service
• Traiter les transactions et envoyer les confirmations connexes
• Générer des factures et traiter les paiements
• Vous contacter concernant le Service, les mises à jour, les problèmes techniques
• Répondre à vos demandes de support client
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Améliorer le Service et développer de nouvelles fonctionnalités
• Prévenir la fraude et assurer la sécurité des données

4. Divulgation des Renseignements Personnels

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous pouvons les divulguer à :

• Fournisseurs de services : Entreprises qui nous aident à exploiter le Service (paiements, stockage cloud, support technique) soumises à des accords de confidentialité strict
• Partenaires immobiliers : Locataires, colocataires et autres gestionnaires de propriétés autorisés à accéder à certaines données pertinentes
• Obligations légales : Lorsque la loi l'exige, notamment pour les autorités fiscales, gouvernementales ou judiciaires
• Fusion ou acquisition : En cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, sous réserve de protections appropriées

5. Sécurité des Renseignements Personnels

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques pour protéger vos renseignements personnels contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération et la destruction. Cela comprend le chiffrement des données en transit et au repos, des pare-feu, des sauvegardes régulières et l'accès limité au personnel autorisé uniquement.

Bien que nous nous efforcions de maintenir des normes élevées de sécurité, aucune méthode de transmission sur Internet n'est 100 % sécurisée. Nous encourageons les utilisateurs à utiliser des mots de passe forts et à ne pas partager les identifiants d'accès.

5.1 Fournisseurs de services et communication hors du Québec

Pour fournir le Service, certains renseignements sont traités par des fournisseurs qui peuvent les héberger ou les traiter à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis :

• Base44 — hébergement de l'application, de la base de données et des fichiers ;
• Stripe — abonnements et, lorsque le propriétaire l'active, paiement des loyers et prélèvements bancaires (ProprioPro ne conserve aucun numéro de carte ni de compte bancaire) ;
• Twilio — envoi et réception de SMS, uniquement pour les locataires qui y ont consenti ;
• Fournisseurs d'intelligence artificielle (via Base44) — fonctions d'aide à la rédaction et d'analyse, lorsque l'utilisateur les déclenche ;
• Google — connexion avec un compte Google, si l'utilisateur la choisit.

Ces communications sont encadrées par des ententes contractuelles et limitées aux renseignements nécessaires.

5.2 Aide à la décision automatisée

L'analyse IA des candidatures produit un score indicatif à l'intention du propriétaire. Elle ne prend aucune décision : la décision d'accepter ou de refuser une candidature est toujours prise par une personne. Le nom, le courriel et le téléphone du candidat ne sont pas transmis au service d'IA. Un candidat peut demander au propriétaire les renseignements utilisés et les motifs de la décision, et présenter ses observations.

6. Rétention des Renseignements Personnels

Nous ne conservons un renseignement que le temps nécessaire à la fin pour laquelle il a été recueilli ; passé ce délai, il est supprimé ou anonymisé. Les durées que nous appliquons sont les suivantes :

• Compte et organisation :la durée de votre abonnement, puis 30 jours après sa résiliation, afin de permettre une réactivation.
• Registres comptables et fiscaux :6 ans après la fin de l'exercice — factures, paiements, reçus, dépenses et relevés 31, comme l'exigent Revenu Québec et l'Agence du revenu du Canada.
• Baux et dossiers de locataires :la fin du bail plus 3 ans — y compris les photos d'états des lieux, les messages et les demandes d'entretien. Ce délai correspond à la prescription de trois ans du Code civil du Québec.
• Candidatures non retenues :les documents téléversés, le score de crédit et les antécédents sont effacés dès le refus ; la fiche du candidat, 6 mois après le dépôt de sa candidature. Le motif du refus est conservé pendant ces six mois.
• Journal d'activité et données techniques :12 mois.
• Correspondance avec le soutien :24 mois.
• Preuve d'un consentement aux SMS :3 ans après son retrait, pour pouvoir démontrer qu'un envoi était consenti.
• Liens d'accès au portail locataire :révoqués à leur expiration, au plus tard à la fin du bail.

Ces durées sont des maximums. Le propriétaire qui a saisi les renseignements de ses locataires et de ses candidats peut les supprimer plus tôt à tout moment, et toute personne concernée peut en demander la suppression anticipée à l'adresse de la section 9 ; toute demande est traitée dans les 30 jours. La suppression automatique à l'échéance est en cours de mise en service : d'ici là, elle s'effectue sur demande ou à l'initiative du propriétaire. L'effacement du compte après la résiliation de l'abonnement s'effectue, lui, sur demande.

Supprimer votre compte efface vos données chez ProprioPro, mais pas celles que nos fournisseurs conservent pour leurs propres obligations. Stripe, en particulier, garde les données d'identité et l'historique des transactions d'un compte de versement même après son retrait de notre plateforme : nous n'avons pas la faculté de les effacer chez lui. Une demande de suppression visant ces registres doit être adressée à Stripe.

Enfin, une suppression ne devient définitive qu'au terme du cycle de rotation des sauvegardes de notre hébergeur, qui conserve temporairement des copies de sécurité de la base de données.

7. Vos Droits

En vertu de la LPRPDE et de la Loi 25, vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels et obtenir une copie
• Corriger les informations inexactes ou incomplètes
• Supprimer vos renseignements personnels (sous certaines conditions)
• Vous opposer à l'utilisation de vos renseignements pour certains fins
• Retirer votre consentement à tout moment (sauf obligation légale)
• Transférer vos données à un autre service dans un format structuré et portable

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse figurant à la section 9 (Coordonnées).

8. Cookies et Suivi

Notre Service utilise des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience utilisateur, analyser l'utilisation du Service et se souvenir de vos préférences. Vous pouvez contrôler les paramètres des cookies via les paramètres de votre navigateur. Le refus de cookies peut affecter le fonctionnement du Service.

9. Coordonnées

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou l'exercice de vos droits :

Les demandes d'accès aux renseignements personnels seront traitées dans les 30 jours suivant la réception, conformément aux exigences légales.

10. Modifications à Cette Politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment. Les modifications importantes seront communiquées par courriel ou par un avis sur le Service. L'utilisation continue du Service après les modifications constitue votre acceptation des modifications.